Pengertian Surat, Fungsi, Bentuk-Bentuk, Ciri-Ciri dan Jenis-Jenisnya

Berikut adalah pengertian surat, fungsi surat, bentuk surat, ciri-ciri dan jenis-jenisnya.
Surat adalah - Pengertian Surat, Fungsi, Bentuk, Ciri dan Jenis-jenis Surat
Pengertian Surat, Fungsi, Bentuk, Ciri-Ciri dan Jenis-Jenisnya. (Gambar: study.adityatekno.com)

Pengertian Surat, Fungsi, Bentuk, Ciri dan Jenis-jenis Surat - Di zaman yang serba digital sekarang ini, mungkin anda sudah jarang sekali mendengar surat sebagai alat untuk berkomunikasi. Karena dengan seiring pertumbuhan ilmu pengetahuan, teknologi, dan informasi dari tahun ke tahun mengalami peningkatan yang cukup signifikan di lingkungan masyarakat Indonesia.

Baca Juga : Pengertian Makalah, Ciri-ciri, Fungsi, dan Jenisnya

Sehingga surat semakin ditinggalkan oleh masyarakat itu sendiri. Padahal dahulu sebelum internet menguasai peradaban manusia, surat memegang peranan yang sangat penting bagi pertukaran informasi. Dan sampai saat ini juga surat masih memegang peranan yang sangat penting. Baik itu dalam konteks komunikasi formal di dalam ranah institusi, maupun fungsi lainnya. Fakta nya, surat juga memiliki banyak macam bentuk dan jenisnya.

Pengertian Surat

Surat adalah sarana atau alat untuk berkomunikasi antara pihak satu dengan pihak yang lain, yang berisi tulisan, pernyataan, suatu kabar, harapan, dan tanggapan yang sesuai dengan keinginan dari penulis surat tersebut.

Pengertian Surat Menurut Para Ahli

Menurut Prajudi Atmosudirjo, surat adalah alat komunikasi yang ditulis oleh seseorang atas nama pribadi atau instansi untuk alamat tertentu.

Sedangkan menurut S. Hidajat, surat adalah kertas yang digunakan seseorang untuk menulis berita, pernyataan atau informasi apapun yang hendak diajukan kepada pihak lain.

Fungsi Surat

Setiap menulis surat tentu fungsinya juga terkadang dapat berbeda antara satu dengan surat lainnya mengingat jenis surat ada banyak. Tapi secara umum, ada beberapa fungsi utama surat yang perlu anda ketahui :
  • Sebagai sarana pemberitahuan, permintaan, pernyataan maupun permintaan
  • Sebagai buah pikiran
  • Untuk menyampaikan ide atau gagasan
  • Sebagai sebuah alat pengingat
  • Bukti historis
  • Untuk pedoman kerja

Bentuk-Bentuk Surat

Terdapat beberapa bentuk surat yaitu bentuk lurus, bentuk setengah lurus, dan bentuk lekuk.

1. Bentuk Lurus

Bentuk lurus adalah suatu bentuk surat yang diketik semuanya mulai pasak dari garis pinggir kiri. Selain tempat dan tanggal serta salam penutup, nama perusahaan (kantor), nama dan jabatan yang akan menandatangani diketik mulai dari tengah-tengah antara tepi kanan dan tepi kiri kertas.

Keterangan Surat Bentuk Lurus :
  1. Kop Surat
  2. Perihal dan Nomor Surat
  3. Tempat, tanggal dan tahun Surat
  4. Salam Pembuka
  5. Isi Surat
  6. Inti atau Pokok Surat
  7. Salam Penutup
  8. Tanda tangan dan nama terang

2. Bentuk Setengah Lurus

Bentuk setengah lurus adalah bentuk surat yang hampir sama dengan bentuk lurus, namun  perbedaannya terletak pada pengetikkan isi saja yaitu setiap alenia baru masuk lima spasi.

Keterangan Surat Bentuk Setengah Lurus :
  1. Kop Surat
  2. Perihal dan Nomor Surat
  3. Tempat, tanggal dan tahun Surat
  4. Salam Pembuka
  5. Isi Surat
  6. Inti atau Pokok Surat
  7. Salam Penutup
  8. Tanda tangan dan nama terang

3. Bentuk Lekuk

Bentuk surat ini sedikit berbeda dengan bentuk yang sudah saya sebutkan diatas. Pada bentuk surat lekuk, tempat dan tanggal, salam penutup serta nama dan jabatan diketik disebelah kanan, sedangkan isi surat diketik dari pasak pinggir sebelah kiri, dengan ketentuan bahwa setiap alenia baru masuk ke dalam lima spasi.

Keterangan Surat Bentuk Lekuk :
  1. Kop Surat
  2. Perihal dan Nomor Surat
  3. Tempat, tanggal dan tahun Surat
  4. Salam Pembuka
  5. Isi Surat
  6. Inti atau Pokok Surat
  7. Salam Penutup
  8. Tanda tangan dan nama terang

4. Bentuk Resmi Indonesia Lama

Bentuk Resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah kanan di bawah tanggal surat.

Keterangan :
  1. Kop Surat
  2. Perihal dan Nomor Surat
  3. Tempat, tanggal dan tahun Surat
  4. Salam Pembuka
  5. Isi Surat
  6. Inti atau Pokok Surat
  7. Salam Penutup
  8. Tanda tangan dan nama terang

5. Bentuk Resmi Indonesia Baru

Bentuk Resmi Indonesia Baru adalah variasi bentuk setengah lurus dan bentuk resmi Indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan.

Bagian-bagian surat :
  1. Kepala Surat/Kop Surat
  2. Nomor Surat
  3. Tanggal Surat
  4. Lampiran Surat
  5. Hal atau Perihal
  6. Alamat Dalam Surat (siapa yang dituju)
  7. Salam Pembuka
  8. Isi Surat : Alenia Pembuka, Alenia Isi, Alenia Penutup
  9. Salam Penutup
  10. Pengirim Surat
  11. Tembusan Surat
  12. Inisial

Penggunaan Bahasa dalam Surat

Seperti yang sudah dijelaskan diatas, bahwa penggunaan bahasa didalam surat bergantung pada jenis pemakaian surat dan tujuan surat. Untuk surat pribadi, penggunaan bahasa bersifat subjektif, tergantung pada keinginan si penulisnya dan kepada siapa surat ditujukan.

Menulis surat untuk orang tua tentu akan menggunakan bahasa lebih formal dan santun, berbeda dengan menulis surat untuk teman atau sahabat. 

Jenis-Jenis Surat

Berikut ini merupakan macam-macam surat dan jenis-jenisnya antara lain terdiri dari surat pribadi, surat resmi, surat niaga, surat dinas, dan surat lamaran kerja.

1. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah jenis surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau individu tertentu, bisa berupa interaksi dan korespondensi antar keluarga atau teman saja.

Ciri-ciri surat pribadi antara lain tidak menggunakan kop surat, tidak memiliki nomor surat, jenis salam pembuka dan penutup bervariasi, penggunaan bahasa bebas dan cenderung tidak resmi, serta format surat yang bebas, tidak terikat aturan tertentu.

2. Surat Resmi

Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, bisa dari perseorangan, instansi, atau organisasi tertentu. Hal-hal resmi tersebut mencakup undangan, pemberitahuan, edaran, dan sebagainya yang bersifat formal.

Ciri-ciri surat resmi antara lain menggunakan kop surat, memiliki nomor surat, lampiran, dan perihal, menggunakan salam pembuka dan penutup yang umum, menggunakan bahasa resmi dan baku, menyertakan stempel lembaga resmi jika ada, serta menggunakan format yang baku.

Terdapat beberapa jenis-jenis surat resmi sesuai dengan perihal dan kepentingannya, antara lain adalah sebagai berikut :

a. Surat Permohonan

Surat permohonan merupakan jenis surat resmi yang digunakan suatu pihak untuk mengajukan permohonan ke pihak lain. Jenis surat ini bisa dari perseorangan ke perseorangan, perseorangan ke lembaga, atau lembaga ke lembaga.

b. Surat Keputusan

Surat keputusan merupakan jenis surat resmi yang ditujukan untuk menyampaikan keputusan dari pihak atasan berkaitan dengan hal yang ingin diinformasikan. Umumnya surat keputusan berkaitan dengan struktur pada sebuah lembaga atau instansi.

c. Surat Kuasa

Surat kuasa merupakan jenis surat resmi yang menjelaskan tentang pemberian kuasa atau wewenang dari satu pihak ke pihak lain. Jenis surat ini ditulis karena pihak pemberi kuasa sedang berhalangan, sehingga diwakilkan oleh pihak lain yang ditunjuk untuk diberi kuasa.

d. Surat Perintah

Surat perintah merupakan jenis surat resmi yang isinya memberikan tugas atau perintah dari atasan kepada pihak terkait. Umumnya jenis surat perintah ditemukan di lembaga, perusahaan, atau instansi tertentu.

e. Surat Pengantar

Surat pengantar merupakan jenis surat resmi yang digunakan sebagai pengantar untuk maksud dan tujuan lain. Jenis surat ini biasanya dijadikan sebagai syarat untuk mengurus berkas dan dokumen tertentu.

f. Surat Edaran

Surat edaran merupakan jenis surat resmi yang isinya berupa pemberitahuan terkait kegiatan atau hal tertentu pada kalangan yang dituju. Bisa dibilang surat edaran fungsinya untuk memberi informasi, namun dikeluarkan secara formal oleh instansi resmi.

g. Surat Undangan

Surat undangan merupakan jenis surat resmi yang bertujuan untuk memanggil atau mengundang orang atau pihak tertentu pada sebuah acara atau kegiatan. Jenis surat undangan ini termasuk surat resmi dan menggunakan bahasa formal juga.

3. Surat Niaga

Surat niaga adalah salah satu jenis surat yang digunakan badan usaha atau lembaga untuk menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri atau jasa. Jenis surat ini penting untuk membangun koneksi dan jaringan bisnis dengan pihak luar.

Surat niaga sendiri terdiri dari surat jual beli, kwitansi, dan perdagangan. Umumnya klasifikasi surat niaga juga dapat dibedakan menjadi surat niaga internal dan surat niaga eksternal, tergantung pihak yang terlibat dan berkepentingan pada isi surat tersebut.

Terdapat beberapa jenis surat niaga sesuai dengan perihal dan kepentingannya, antara lain adalah sebagai berikut :

a. Surat Perkenalan

Surat perkenalan merupakan jenis surat niaga yang bertujuan untuk memperkenalkan usaha pada pihak lain. Perusahaan membuat surat perkenalan untuk memperkenalkan produknya, baik barang atau jasa, termasuk keunggulan, fitur, harga, dan promo lainnya.

b. Surat Penawaran

Surat penawaran merupakan jenis surat niaga yang bertujuan untuk menawarkan produknya, baik barang atau jasa. Dengan demikian perusahaan membuat surat ini dengan harapan konsumen akan membeli produknya.

c. Surat Permintaan Penawaran

Surat permintaan penawaran merupakan jenis surat niaga yang dibuat calon pembeli kepada perusahaan dengan tujuan untuk meminta menawarkan produk yang dimiliki perusahaan tersebut. Pembeli meminta katalog, brosur, atau promo perusahaan terkait produk yang dijual.

d. Surat Pesanan

Surat pesanan merupakan jenis surat niaga yang dibuat calon pembeli kepada perusahaan dengan tujuan untuk memesan produk atau layanan tertentu. Dengan kata lain, konsumen ingin membeli barang atau jasa tertentu lewat surat pesanan ini.

e. Surat Konfirmasi Pesanan

Surat konfirmasi pesanan merupakan jenis surat niaga yang dibuat penjual sebagai balasan dari surat pesanan. Dalam surat ini penjual memastikan jumlah barang yang akan dibeli konsumen beserta harga, cara pembayaran, detail pengiriman, dan hal-hal lainnya.

f. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

Surat pemberitahuan pengiriman barang merupakan jenis surat niaga yang dibuat penjual untuk memberitahukan pengiriman barang pada pembeli. Jenis surat ini dibuat setelah penjual dan pembeli telah sepakat mengenai transaksi tertentu.

g. Surat Penolakan Pesanan

Surat penolakan pesanan merupakan jenis surat niaga yang dibuat penjual ketika penjual menolak permintaan pesanan dari pembeli terkait produk tertentu. Hal ini bisa terjadi karena beberapa alasan, misalnya saat persediaan barang habis atau pembeli menawar dengan harga rendah.

h. Surat Penagihan

Surat penagihan merupakan jenis surat niaga yang dibuat saat terjadi transaksi dengan cara pembayaran hutang. Jenis surat ini dibuat penjual kepada pembeli saat waktu membayar hutang tiba atau jatuh tempo.

i. Surat Pengiriman Pembayaran

Surat pengiriman pembayaran merupakan jenis surat niaga yang dibuat pembeli setelah menerima barang yang dipesan dari penjual. Jenis surat ini juga disertai nominal harga, cara pembayaran, dan bukti pembayaran yang sudah disepakati sebelumnya.

j. Surat Penangguhan Pembayaran

Surat penangguhan pembayaran merupakan jenis surat niaga yang dibuat pembeli atas surat tagihan yang dikirim penjual. Jenis surat ini dibuat saat pembeli belum bisa melakukan pembayaran karena satu dan lain alasan.

k. Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran

Surat jawaban penangguhan pembayaran merupakan jenis surat niaga yang dibuat penjual sebagai jawaban dari surat penangguhan pembayaran yang dibuat pembeli. Dalam surat ini berisi penolakan atau persyaratan pembayaran produk yang baru.

l. Surat Pengaduan

Surat pengaduan atau surat komplain adalah jenis surat niaga yang dibuat pembeli jika terjadi kesalahan atau cacat produk yang diterima. Pembeli merasa tidak terima karena produk yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan.

m. Surat Jawaban Pengaduan

Surat jawaban pengaduan merupakan jenis surat resmi yang dibuat penjual sebagai balasan dari surat pengaduan dari pembeli. Dalam surat ini, penjual umumnya meminta maaf, memberi penjelasan, atau memecahkan masalah dengan mengganti produk yang baru.

Baca Juga : Pengertian Proposal, Fungsi, Tujuan, Manfaat, dan Jenis-jenis Proposal

4. Surat Dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Fungsi surat dinas penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi tertentu.

Surat dinas bisa berfungsi sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.

Ciri-ciri surat dinas antara lain menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga, menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal, menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku, menggunakan bahasa resmi, menggunakan stempel instansi, serta menggunakan format surat tertentu.

Terdapat beberapa jenis-jenis surat dinas sesuai dengan perihal dan kepentingannya, antara lain adalah sebagai berikut :

a. Surat Pemberitahuan Dinas

Surat pemberitahuan dinas merupakan jenis surat dinas yang bertujuan untuk memberikan informasi pada semua anggota instansi tertentu terkait suatu hal yang harus diketahui.

b. Surat Undangan Dinas

Surat undangan dinas merupakan jenis surat dinas yang bertujuan mengundang dan mengharapkan kehadiran pihak tertentu untuk berpartisipasi pada acara atau kegiatan tertentu.

c. Surat Kuasa Dinas

Surat kuasa dinas merupakan jenis surat dinas yang bertujuan melimpahkan wewenang dari seseorang kepada pihak lain yang dapat dipercaya untuk mewakili orang yang memberi kuasa tersebut, dikarenakan orang yang bersangkutan tidak dapat melaksanakannya sendiri.

d. Surat Keterangan Dinas

Surt keterangan dinas merupakan jenis surat dinas yang bertujuan untuk menerangkan tentang aktivitas seseorang atau sesuatu hal tertentu pada pihak terkait yang berkepentingan.

e. Surat Memo

Surat memo merupakan jenis surat dinas yang dipergunakan secara intern dalam suatu unit organisasi yang dilaksanakan oleh pejabat kantor dengan isi yang cenderung singkat. Jenis surat memo disebut juga sebagai nota dinas.

f. Surat Edaran Dinas

Surat edaran dinas merupakan jenis surat dinas yang berfungsi sebagai pemberitahuan tentang sesuatu yang ditujukan pada beberapa orang atau kepada banyak pihak sekaligus.

g. Surat Pengantar Dinas

Surat pengantar dinas merupakan jenis surat dinas yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar orang yang menerimanya mengetahui maksud sesuatu yang diterimanya.

h. Surat Perintah Dinas

Surat perintah dinas merupakan jenis surat dinas yang dikeluarkan pihak yang memiliki jabatan lebih tinggi yang ditujukan kepada pihak yang lebih rendah, agar bawahan tersebut dapat berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu sebagaimana dijelaskan dalam surat perintah tersebut.

i. Surat Perjalanan Dinas

Surat perjalanan dinas merupakan jenis surat dinas yang dikeluarkan suatu instansi kepada pejabat tertentu untuk melakukan perjalanan dinas, yang juga disertai dengan pembiayaan perjalanan dan fasilitas lainnya.

j. Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi merupakan jenis surat dinas yang digunakan untuk menerangkan pihak tertentu, dan dibuat oleh seorang pimpinan dengan tujuan agar pihak yang direkomendasikan bisa memperoleh penilaian positif dari pihak tertentu.

k. Surat Laporan

Surat laporan merupakan jenis surat dinas yang merupakan bentuk tanggung jawab atau pelaporan suatu pihak terkait pekerjaan atau tugas tertentu yang diberikan pimpinan dan sudah dilaksanakan.

l. Surat Berita Acara

Surat berita acara merupakan jenis surat dinas yang isinya berupa catatan resmi terkait perjalanan atau suatu kegiatan yang berlangsung dan memuat runtutan kegiatan atau hal-hal berkenaan dengan kegiatan tersebut secara rinci.

5. Surat Lamaran Kerja

Surat lamaran kerja merupakan jenis surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di kantor, perusahaan, atau instansi tertentu yang dituju.

Berdasarkan format nya, surat lamaran kerja termasuk dalam surat resmi atau surat dinas, namun sering dikategorikan sebagai jenis surat sendiri. Hal ini karena jenis surat ini banyak dibuat dan sering ditemui dalam kehidupan sehari-hari.

Bagian-bagian pada surat lamaran pekerjaan antara lain adalah tempat dan tanggal pembuatan surat, nomor surat, lampiran, perihal, alamat tujuan, salam pembuka, isi dan maksud, salam penutup, serta tanda tangan dan nama terang pengirim.

Demikian artikel tentang Pengertian Surat, Fungsi, Bentuk, Ciri dan Jenis-jenis Surat. Semoga bisa bermanfaat.

sumber :
  • https://salamadian.com/pengertian-surat/
  • https://www.dosenpendidikan.co.id/surat-adalah/
  • https://www.zonareferensi.com/jenis-jenis-surat/
Hi, Aku Aditya Nur Kahfi, biasa dipanggil Adit. Seorang Blogger, Content Writer, CEO & Founder AdityaTekno.com dan juga Editor/Redaktur di Portal Berita Lokal iNews.id - iNewsBekasi.id.

Posting Komentar

© Study Aditya. All rights reserved. Developed by Jago Desain